Klachtenprocedure stichting spot
1. Algemeen
- De klachtenprocedure van Stichting SPOT geldt voor opdrachtgevers en opdrachtnemers.
- Bij de behandeling van klachten geldt de interne klachtenregeling van Stichting SPOT, waarbij de klacht in behandeling wordt genomen door een functionaris (directeur H. v. Oosten of een van de adviseurs, J. Kruger en J.Sijnke), die niet rechtstreeks bij de klacht en/of uitvoering van de opdracht betrokken is.
- Klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld en gedocumenteerd.
- Klachtgegevens worden voor de duur van vijf jaar bewaard, waarbij het vertrouwelijke karakter onverminderd van kracht blijft.
2. Werkwijze indiening klachten
Klachten worden schriftelijk, per aangetekend schrijven, ingediend bij de directie van Stichting SPOT, via het secretariaatsadres. Zie voor de adresgegevens de website: www.spottraining.nl.
3. Werkwijze afhandeling klachten
- Binnen een week na ontvangst van de klacht ontvangt betrokkene een bevestiging, alsmede verdere informatie over de afhandeling en procedure.
- Klachten worden binnen vier weken schriftelijk afgehandeld. Indien deze termijn voor Stichting SPOT niet haalbaar blijkt kan deze eenmalig met vier weken worden verlengd, met tijdige schriftelijke kennisgeving aan betrokkene.
4. Uitspraak klachten
- Binnen vier weken na aantekening van de klacht ontvangt betrokkene schriftelijk de reactie van Stichting SPOT op de klacht, inclusief uitleg over hoe deze verder afgehandeld gaat worden.
5. Beroepsmogelijkheid
- Betrokkene kan uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de reactie van Stichting SPOT in beroep gaan bij een in overleg tussen “klager” en “Spot” aan te wijzen onafhankelijke derde (mediator), die geen andere relatie heeft met Spot en voor beide partijen acceptabel is. Spot neemt de kosten hiervan voor haar rekening en heeft bij onenigheid over de keuze een doorslaggevende stem. Het oordeel van deze onafhankelijke derde is bindend voor beide partijen. Wil iemand van de beroepsmogelijkheid gebruik maken, dan dient hij dit schriftelijk kenbaar te maken en gelden de regels die staan onder punt 2.
- Definitieve afhandeling van de aan een klacht en/of een beroepsprocedure verbonden consequenties vindt binnen vier weken plaats. Deze termijn kan eenmalig en met schriftelijke kennisgeving met vier weken worden verlengd, indien adequate afhandeling meer tijd vraagt.
